Article 86
Processing and public access to official documents

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(154)This Regulation allows the principle of public access to official documents to be taken into account when applying this Regulation. Public access to official documents may be considered to be in the public interest. Personal data in documents held by a public authority or a public body should be able to be publicly disclosed by that authority or body if the disclosure is provided for by Union or Member State law to which the public authority or public body is subject. Such laws should reconcile public access to official documents and the reuse of public sector information with the right to the protection of personal data and may therefore provide for the necessary reconciliation with the right to the protection of personal data pursuant to this Regulation. The reference to public authorities and bodies should in that context include all authorities or other bodies covered by Member State law on public access to documents. Directive 2003/98/EC of the European Parliament and of the Council (14) leaves intact and in no way affects the level of protection of natural persons with regard to the processing of personal data under the provisions of Union and Member State law, and in particular does not alter the obligations and rights set out in this Regulation. In particular, that Directive should not apply to documents to which access is excluded or restricted by virtue of the access regimes on the grounds of protection of personal data, and parts of documents accessible by virtue of those regimes which contain personal data the re-use of which has been provided for by law as being incompatible with the law concerning the protection of natural persons with regard to the processing of personal data.

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(72) Whereas this Directive allows the principle of public access to official documents to be taken into account when implementing the principles set out in this Directive,

The GDPR

The right to personal data protection cannot be an absolute obstacle to the communication of administrative documents. For this reason, Article 86 stipulates that the personal data in official documents held by a public authority or a public body or a private body for the performance of a task carried out in the public interest may be disclosed by the authority or body in order to reconcile public access to official documents with the right to the protection of personal data.

Recital 154 stipulates that “public authorities and public bodies” should be understood to mean authorities and bodies governed by the law of a Member State in the area of the public access to documents.

These communications must however be in compliance with the law of the Union or the Member State to which the public authority or the public body holding the said administrative documents is subject.

The Directive

The Directive did not address the problem of the access to administrative documents and its reconciliation with the data protection (see however recital 72).

Potential issues

The Regulation refuses to unify the rules in order to ensure the difficult balance between the right of access to administrative documents, data protection and reliance on national law (even though a Union law may also address it).

Regulation
1e 2e

Art. 86

Personal data in official documents held by a public authority or a public body or a private body for the performance of a task carried out in the public interest may be disclosed by the authority or body in accordance with Union or Member State law to which the public authority or body is subject in order to reconcile public access to official documents with the right to the protection of personal data pursuant to this Regulation.

1st proposal close

No specific provision

2nd proposal close

Art. 80a

Personal data in official documents held by a public authority or a public body or a private body for the performance of a task carried out in the public interest may be disclosed by the authority or body in accordance with Union law or Member State law to which the public authority or body is subject in order to reconcile public access to official documents with the right to the protection of personal data pursuant to this Regulation.

Directive close

(72) Whereas this Directive allows the principle of public access to official documents to be taken into account when implementing the principles set out in this Directive

France close

Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés

Art. 37

Les dispositions de la présente loi ne font pas obstacle à l'application, au bénéfice de tiers, des dispositions du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des dispositions du livre II du code du patrimoine.

En conséquence, ne peut être regardé comme un tiers non autorisé au sens de l'article 34 le titulaire d'un droit d'accès aux documents administratifs ou aux archives publiques exercé conformément au livre III du code des relations entre le public et l'administration et au livre II du code du patrimoine.

Décret d'application. 

Art. 86 

Décret pris pour l'application de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978. 

Sous réserve des dispositions particulières applicables au titre VIII toute demande d'accès ou de rectification des informations figurant dans les traitements intéressant la sûreté de l'Etat, la défense ou la sécurité publique, autorisés en application du 1° du I de l'article 26 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, est adressée à la commission par écrit.

La demande doit être signée et accompagnée de la photocopie d'un titre d'identité portant la signature du titulaire. Elle doit préciser l'adresse à laquelle doit parvenir la réponse. Lorsqu'il existe un doute sur l'adresse indiquée ou sur l'identité du demandeur, la réponse de la commission peut être expédiée par lettre remise contre signature, la vérification de l'adresse ou de l'identité du demandeur s'effectuant lors de la délivrance du pli.

Toute demande manifestement abusive peut être rejetée.

Dans le champ du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 précité, les actes créant les traitements intéressant la sécurité publique contiennent les dispositions mentionnées au second paragraphe de l'article 23 de ce règlement. Pour ces traitements, les alinéas 1 à 3 de l'article 92 sont applicables.

Art. 87

Décret pris pour l'application de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978. 

Saisie dans les conditions fixées à l'article 86, la commission notifie au demandeur, dans un délai de quatre mois à compter de sa saisine, le résultat de ses investigations. Si la demande ne comporte pas tous les éléments permettant à la commission de procéder aux investigations qui lui ont été demandées, celle-ci invite le demandeur à les lui fournir. A défaut de réponse du demandeur dans un délai de deux mois, la demande peut être rejetée. Le délai de quatre mois court à compter de la date de réception par la commission de ces informations complémentaires.

Si la vérification par la commission nécessite la centralisation préalable de pièces et d'éléments, le responsable du traitement doit y procéder dans un délai de trois mois à compter de la date de réception de la transmission par la commission de la demande d'accès. Ce délai peut être prorogé d'un mois supplémentaire lorsque le traitement de la demande nécessite des investigations complexes. La commission en est informée par le responsable du traitement. Le délai visé à l'alinéa précédent est alors porté à cinq mois. Le délai dont bénéficie le responsable du traitement s'impute sur le délai prévu à l'alinéa précédent.

Sans préjudice des dispositions spécifiques applicables à certains traitements, lorsque la commission sollicite l'avis d'une autorité exerçant des compétences analogues aux siennes dans un autre Etat membre de l'Union européenne ou un Etat tiers, le délai de quatre mois court à compter de la réception par la commission des informations qu'elle a demandées.

Art. 88

Décret pris pour l'application de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978. 

Aux termes de ses investigations, la commission constate, en accord avec le responsable du traitement, celles des informations susceptibles d'être communiquées au demandeur dès lors que leur communication ne met pas en cause les finalités du traitement, la sûreté de l'Etat, la défense ou la sécurité publique. Elle transmet au demandeur ces informations. Le cas échéant, celles-ci sont communiquées selon des modalités définies d'un commun accord entre la commission et le responsable du traitement.

Lorsque le responsable du traitement s'oppose à la communication au demandeur de tout ou partie des informations le concernant, la commission l'informe qu'il a été procédé aux vérifications nécessaires.

La commission peut constater, en accord avec le responsable du traitement, que les informations concernant le demandeur doivent être rectifiées ou supprimées et qu'il y a lieu de l'en informer. En cas d'opposition du responsable du traitement, la commission se borne à informer le demandeur qu'il a été procédé aux vérifications nécessaires.

Lorsque le traitement ne contient aucune information concernant le demandeur, la commission informe celui-ci, avec l'accord du responsable du traitement.

En cas d'opposition du responsable du traitement, la commission se borne à informer le demandeur qu'il a été procédé aux vérifications nécessaires.

La réponse de la commission mentionne les voies et délais de recours ouverts au demandeur. Pour les demandes relatives aux traitements ou parties de traitements intéressant la sûreté de l'Etat mentionnés à l'article R. 841 du code de la sécurité intérieure, la mention des voies de recours se limite au rappel des dispositions de l'article L. 841-2 du même code.

Art. 89

Décret pris pour l'application de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978. 

Les dispositions des articles 86, 87 et 88 sont applicables aux traitements mis en oeuvre par les administrations publiques et les personnes privées chargées d'une mission de service public qui ont pour mission de contrôler ou recouvrer des impositions, si l'acte instaurant le traitement a prévu que le droit d'accès s'exercerait dans les conditions de l'article 41 de la même loi.

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